Bestyrelsesmøde i Favrskov Affald - 21. januar 2021

Referat

Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 21. januar 2021
Lovgrundlag: Ejerstrategi for Favrskov Forsyning

SAGENS INDHOLD

Bestyrelsen skal i denne sag give input til et introduktionsforløb for nye bestyrelsesmedlemmer i Favrskov Forsyning, Favrskov Spildevand og Favrskov Affald.

Formålet er at sikre en passende introduktion til bestyrelsesarbejdet for nye bestyrelsesmedlemmer, så der sikres, at bestyrelserne har de fornødne kompetencer i forhold til bestyrelsesarbejdet.

Derudover skal bestyrelsen vurdere på et fratrædelsesforløb, der skal sikre en evaluering til ledelsen og dermed være nyttig læring i forhold til arbejdet og samspillet med en ny bestyrelse.

Udkast til introduktionsprogram og fratrædelsesforløb er i bilag. 

VURDERING

Introduktionsforløb

Alle nye bestyrelsesmedlemmer vil kort efter de er kommet ind i bestyrelsen modtage et velkomstbrev. Velkomstbrev fremgår i udkast i bilag.

Introduktionsforløbet strækker sig over et år efter nye bestyrelsesmedlemmers opstart, og der er lavet et skræddersyet introduktionsprogram, hvor hvert kvartal er inddelt i relevante temaer.

Ad. 1 kvartal: Intro til Favrskov Forsyning og rollen som bestyrelsesmedlem

Alle selskaber deltager sammen i introduktionsforløb i første kvartal. Fokus i første kvartal er en intro til selskabet, ejerskabet og virksomhedens strategiske ambitioner.

Derudover har programmet i 1. kvartal fokus på at give indsigt i de overordnede rammer og vilkår for bestyrelsesarbejdet. Herunder bestyrelsens ansvar og roller i henhold til selskabslovgivningen.

Et andet vigtigt element i introduktionsprogrammets første del er, at alle bestyrelsesmedlemmer - nye som gamle - kommer godt ind på livet af hinanden, og sammen kan skabe et godt fundament til et fremadrettet samarbejde. Hertil får de indsigt i hinandens kompetencer og engagement.

I tillæg til introduktionsprogrammet i 1. kvartal tilbydes alle nyvalgte bestyrelsesmedlemmer et relevant kursus i bestyrelsesarbejde. Udgifterne hertil afholdes af Favrskov Forsyning.

Ad. 2 kvartal: Sektorplaner og økonomi for de enkelte selskaber

Introforløbet i 2. kvartal foregår i de enkelte selskaber med et indblik i de rammer og vilkår, der er gældende for de enkelte selskaber. Her vil introforløbet foruden viden også blive koblet med praktisk indsigt i de enkelte selskaber i form af rundtur på renseanlæg, genbrugspladser m.v.

Ad. 3 kvartal: Favrskov Forsynings strategi

Introforløbet samler alle selskaberne igen i 3. kvartal, hvor der vil blive givet en status på selskabets forretningsstrategi 2024 og selskabets forretningsudviklingsplaner. Herudover vil bestyrelsen evaluere og evt. tilrette strategi 2024.

Der vil i 3. kvartal også blive kigget nærmere ind i ejerstrategien og samarbejdsaftalen med Favrskov Kommune. Herunder vil evt. tiltag og bemærkninger blive videregivet til ejerskabet i forbindelse med deres revurdering af ejerstrategien i foråret 2023. 

Ad. 4 kvartal: Forretningsstruktur og evaluering af styringselementer

Introduktionsforløbet i 4. kvartal forgår igen i de enkelte selskaber, hvor der vurderes på virksomhedens styringselementer; fx forsikringsforhold, prokura, finansiel strategi, forretningsorden m.v.

Derudover ses hver enkelt selskabs forretningsstruktur igennem. Har evaluering af strategi eller evt. ejerstrategi betydning for den eksisterende forretningsstruktur? Er der noget, der skal ændres?

Fratrædelsesforløb

Det er også essentielt at skabe et nyttigt og meningsfyldt fratrædelsesforløb for den bestyrelse, der stopper med udgangen af 2021. Vi har derfor udarbejdet et evalueringsskema til bestyrelsesmedlemmerne, som en afslutning på det nuværende bestyrelsesforløb. Formålet er at udtrække al den vigtige viden og læring, som fratrådte bestyrelsesmedlemmer har opbygget igennem bestyrelsestiden, således at ledelsen kan anvende den til arbejdet med en ny bestyrelse.

Fratrædelsesforløbet vil bestå af et interview med direktør eller samlet ledelse og eksempler på spørgsmål fremgår i bilag. 

INDSTILLING

Direktøren indstiller til bestyrelsen

 

  1. At bestyrelsen giver input til introduktionsforløb for nye bestyrelsesmedlemmer.
  2. At bestyrelsen godkender et fratrædelsesforløb for den eksisterende bestyrelse i slutningen af 2021

BESLUTNING

Godkendt. Input noteret og medtages i introduktionsforløbet.

Bilag

  1. Introduktionsprogram for bestyrelsesmedlemmer
  2. Velkomstbrev til bestyrelsesmedlemmer
  3. Evalueringsskema

Tidl. politisk behandling: Gennemføres årligt
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 21. januar 2021
Lovgrundlag: Forretningsordenen

SAGENS INDHOLD

Bestyrelsen foretager årligt en evaluering af deres arbejde. Evalueringen af bestyrelsesarbejdet tager i år udgangspunkt i en dialog i forhold til ansvars- og rollefordeling mellem bestyrelse og direktion/ledelse med udgangspunkt i ”forretningsorden for bestyrelsen” og ”bestyrelsens instruks til direktøren”.

I henhold til Favrskov Affalds vedtægter pkt. 5.5 skal bestyrelsen ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenen indeholder blandt andet bestyrelsens overordnede opgaver og ansvar i afsnit 11 og direktionens ansvar og opgaver i punkt. 12. Forretningsordenen er medtaget i bilag.

Direktionens opgaver og ansvar samt grundlaget for direktørens funktion er yderligere defineret i ”Bestyrelsens instruks til direktøren” og er vedlagt sagen som bilag. Instruksens punkt 1 og 3 omhandler direktørens overordnede opgaver og ansvar samt direktørens bemyndigelse.

INDSTILLING

Direktøren indstiller til bestyrelsen

  1. At bestyrelsen foretager en evaluering af samarbejdet med fokus på ansvarsog rollefordeling mellem ejer, bestyrelse og direktion/ledelse.

BESLUTNING

Samarbejdet blev evalueret. Der er et ønske om mere information mellem møderne. Der bliver vurderet på, om kommunikationen til bestyrelserne kan forbedres. Bestyrelsens instruks til direktøren gennemgås med henblik på en evt. revision.

Bilag

  1. Forretningsorden for bestyrelsen i Favrskov Affald
  2. Bestyrelsens instruks til direktøren

Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde d. 21. januar 2021
Lovgrundlag: Forretningsorden for Favrskov Forsyning

SAGENS INDHOLD

Bestyrelsen skal i denne sag godkende de styringsmæssige dokumenter for virksomheden.

De styringsmæssige dokumenter for selskabet udgøres af:

  1. Forretningsordenen
  2. Forsikringspolicer for skade og ansvarsforsikringer
  3. Forretningsgange for Favrskov Forsyning koncernen
  4. Finansiel strategi
  5. Vedtægter

Ad 1. Forretningsordenen er på bestyrelsesdagsorden som et særskilt punkt og er derfor ikke medtaget her.

Ad 2. I henhold til forretningsordens punkt 11.8 skal bestyrelsen med passende mellemrum kontrollere, at der i et forretningsmæssigt sundt og rimelig omfang er tegnet de nødvendige skades- og ansvarsforsikringer.

Ad. 3 og 4. Forretningsordenens punkt 11.6 fastlægger, at bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en - efter selskabets forhold - tilfredsstillende måde.

Ad. 5 Favrskov Forsynings Vedtægter er senest revideret i 2019. Vedtægterne godkendes af generalforsamlingen – i dette tilfælde Favrskov Forsyning A/S.

VURDERING

Ad. 2. Forsikringspolicer er uændret i skade- og ansvarsforsikringer i forhold til sidste år. Forsikringerne har været konkurrenceudsat og nuværende kontrakt er påbegyndt den 1. januar 2018. Selskabet har tegnet følgende nødvendige skade- og ansvarsforsikringer:

  • Bygnings- og løsøreforsikring, erhvervs- og produktansvar, arbejdsskadeforsikring, bestyrelse- og direktionsforsikring, teknisk forsikring - måleudstyr, autoforsikring, entrepriseforsikring og rejseforsikring.  

Der er sket to præciseringer i årsentrepriseforsikringen. Præciseringen omfatter, at forsikringen ikke dækker i tilfælde af pandemier samt ved cyberangreb, hvilket nu er præciseret i policerne. Der er ikke ændret i selskabets forsikringsdækning.

Ledelsen vurderer med ovenstående, at der er tegnet skade- og ansvarsforsikringer i et tilstrækkeligt og rimeligt omfang.

Samtlige forsikringer gælder til udgangen af 2021. I foråret tages der stilling til, om der skal foretages et nyt udbud, eller om forsikringerne skal forlænges. Forsyningsservice oplyser, at der ses en stigning i præmierne ved udbud lige nu.

Ad. 3 Forretningsgange og prokuraforhold er uændret i forholdt til den senest præsenterede version af 02-12-2019 og vurderes hensigtsmæssige for selskabet.

Ad. 4. Den finansielle strategi understøtter fint selskabets behov, hvorfor der ikke foretages ændringer.

Ad. 5. Selskabets vedtægter er ikke ændret i perioden. Evt. ændringer skal vedtages af generalforsamlingen.

INDSTILLING

Direktøren indstiller til bestyrelsen

  1. At bestyrelsen godkender forsikringsniveauet, der vurderes i henhold til forretningsordenen - forretningsmæssigt sundt og i rimelig omfang.
  2. At bestyrelsen godkender forretningsgange og prokura for Favrskov Forsyning koncernen, der er uændret i forhold til 2020.
  3. At bestyrelsen godkender den finansielle strategi, der er uændret i forhold til 2020.
  4. Selskabets vedtægter fastholdes uændrede.

BESLUTNING

Godkendt. Det undersøges hvilke dækninger, der kan opnås med en cyberforsikring. Beslutning om tegning af forsikring fremlægges for bestyrelsen.

Bilag

  1. Bygning og løsøre
  2. Erhvervs- og produktansvar
  3. Arbejdsskade
    3.1. Vilkår til arbejdsskadesforsikring
  4. Autofællespolice
  5. Bestyrelses- og direktionsansvar
  6. Årsentreprise inkl. grundvandssænkning
    6.1. Ændring (Præcisering) af entrepriseansvarsforsikring
  7. Årsrejseforsikring
  8. Prokura og betalingsforhold for Favrskov Forsyning - REV 02-12-2019
  9. Finansiel strategi
  10. Vedtægter

 

Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 21. november 2021
Lovgrundlag

SAGENS INDHOLD

Gensidig orientering i bestyrelsen uden ledelsens tilstedeværelse. Der refereres ikke fra dette punkt.

BESLUTNING

Der refereres ikke fra punktet.

Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde d. 21. januar 2021
Lovgrundlag: Forretningsorden

SAGENS INDHOLD

Sagen er lukket 

Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 21. januar
Lovgrundlag

SAGENS INDHOLD

Bestyrelsen for Favrskov Affald skal godkende selskabets deltagelse i et stort EU Life projekt.

Favrskov Affald ønsker at indgå som partner i en ansøgning til EU's LIFE IP program med projektet "Circular Economy Beyond Waste" i samarbejde med en række andre kommuner og affaldsselskaber i Region Midtjylland samt Miljøministeriet. Projektet forventes at vare otte år fra 2022-2029. Region Midtjylland er hovedansøger.

LIFE IP-projektet har til formål at igangsætte aktiviteter, der understøtter gennemførelsen af Handlingsplan for Cirkulær Økonomi – den nye nationale plan for forebyggelse og håndtering af affald 2020-2032. Favrskov Affald ønsker at deltage i projektet, for at søge ekstern finansiering til at få opfyldt den lokale affaldsplan 2025, Favrskov Forsynings nye ejerstrategi og Favrskov Forsynings forretningsstrategi 2024. Rammen for EU LIFE IP projektet er medtaget som bilag, hvis der ønskes en dybere indsigt i hele EU projektet "Circular Economy Beyond Waste”.

Favrskov Affald vil deltage som formaliseret partner i LIFE IP-projektet, og vil lede projektet Genbrugspladsen som driver for lokal udvikling. Projektbeskrivelsen er under udarbejdelse og er vedhæftet i bilag. Dette projekt skal bidrage til den nationale målsætning om affaldsforebyggelse. Projektet har til formål at knække affaldskurven og mindske affaldet per borger i Favrskov Kommune, ved at fremme direkte genbrug og affaldsforebyggelse.

Projektets omdrejningspunkt vil foregå på den moderniserede og udvidede Hadsten genbrugsplads, og er planlagt med følgende konkrete aktiviteter:

  1. Direkte genbrug
  2. Reparationsværksted
  3. Forløb for skoler og institutioner
  4. Kompetenceopbygning af personale
  5. Evaluering, vidensopsamling og deling

Aktiviteterne er taget fra forretningsstrategi 2024’s indsatser og understøtter blandt andet følgende mål fra forretningsstrategi 2024

  • Lave prøvehandlinger for direkte genbrug, upcycling og forebyggelse, der flytter minimum 15 kg. op i affaldshierarkiet pr. borger
  • Hjælpe kunder med at genbruge mere
  • Uddanne og inspirere 5000 børn og unge
  • Skabe lokal innovation med kunder, samarbejdspartnere og uddannelsesinstitutioner i alle udviklingsprojekter og større projekter

Desuden understøtter projektet målet om at blive en bæredygtig forsyning, da projektet også har som målsætning at reducere klima-effekterne fra vores affald (CO2). 

VURDERING

Deltagelse i LIFE IP-projektet er en unik mulighed for at sikre opbakning til gennemførelse af Favrskov Forsynings egen strategi i de kommende år. Dels tilføres økonomiske midler, og dels opnås ny viden og læring på en række områder, der bliver centrale for os i de kommende år set i lyset af den nye nationale affaldsplan.

INDDRAGELSE/KOMMUNIKATION

Favrskov Forsyning får en mulighed for gennem projektet at styrke sociale indsatser og øge borger- og interessentinvolvering. Favrskov Forsyning vil desuden deltage i kapacitetsopbyggende aktiviteter for medarbejderne både inden for eget projektområde og på tværs af alle projekter. Det kan være i form af designede netværk, seminarer, workshops, hvor der udvikles viden, gives sparring og hvor udfordringer overvindes. Fokus i disse aktiviteter vil være at styrke praksis og handlingsmuligheder.

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

EU LIFE IP-ansøgningen er under udarbejdelse og derfor er det endnu ikke kortlagt helt præcis, hvor mange aktiviteter og hvilket budget, der er plads til i ansøgningen. Ansøgningsfristen for EU projektet er den 25. marts 2021. Projektet har et forventet samlet budget på i omegnen af 138 mio. kr. Heraf ca. 80 mio. kr. er EU-tilskud (60%) og de resterende midler (40%) er medfinansiering fra partnerne.

Forventet samlet projektsum for Favrskov Affald: 3 - 6,5 mio. kr.
EU tilskud (60%): 1,8 - 3,9 mio. kr.
Favrskov Forsynings egenfinansiering (40%): 1,2 - 2,6 mio. kr.

Egenfinansieringen er indeholdt i økonomien for forretningsstrategi 2024, der blev godkendt på bestyrelsesmødet den 10. november 2020. Af egenfinansieringen afsættes mellem 540.000 – 1.170.000 kr. (ca. 45 %) til interne ressourcetimer.

INDSTILLING

Direktøren indstiller til bestyrelsen

  1. At bestyrelsen godkender, at Favrskov Affald deltager som partner i ansøgningen til EU LIFE IP-projektet "Circular Economy (CE) Beyond Waste" med en egenfinansiering på mellem 1,2-2,6 mio. kr.

BESLUTNING

Godkendt

Bilag

  1. Rammen for LIFE IP
  2. Projektbeskrivelse

 

Tidl. politisk behandling: 10. november 2020
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde d. 21. januar 2021
Lovgrundlag: Klimaplan for en grøn affaldssektor og cirkulær økonomi (16. juni 2020) samt Affaldsbekendtgørelsen

SAGENS INDHOLD

Bestyrelsen bliver i denne sag både orienteret om samarbejdet med de østjyske affaldsselskaber angående indsamling af 10 affaldstyper, og skal også drøfte den fremtidige indsamling.

En ny affaldsbekendtgørelse fastlægger, at alle kommuner i hele landet skal indsamle 10 fraktioner fra den 1. juli 2021. Tekstiler skal dog først indsamles fra 1. januar 2022.

De 10 fraktioner er: 1. Mad 2. Papir 3. Pap 4. Metal 5. Glas 6. Plast 7. Tekstilaffald 8. Drikke- og fødevarekartonner 9. Restaffald 10. Farligt affald

Indsamlingen skal i henhold til affaldsbekendtgørelsen ske i 2-4 beholdere ved hver husstand. Derudover vil der ved hver husstand være en kasse til indsamling af farligt affald.

Bekendtgørelsen åbner for mange sorteringsmuligheder. Dog er et af formålene med aftalen, at der sker en øget strømlining af indsamlingen.

Favrskov Forsyning har sammen med Reno Djurs, Affald Varme Aarhus og Renosyd tiltrådt en hensigtserklæring om størst mulig ensartethed i indsamlingen af de 10 affaldstyper, så der opnås:

  • Flest mulige stordriftsfordele (miljø, økonomi og teknisk/administrativt)
  • Højst mulig kvalitet i affaldsbehandlingen
  • Synergi ved fælles og ensartet kommunikation
  • Større synergi med afsætningsaftaler, både i henhold til indgåelse og opfølgning. 

VURDERING

Der er lavet beregninger for økonomi, genanvendelse og klima ved indførelse af tre scenarier:

  1. 2 beholdere med i alt 3 kamre – kræver optisk sortering
    - Stor usikkerhed omkring finansiering, teknologi og tidsplan ved etablering af et optisk sorteringsanlæg
     
  2. 3 beholdere med i alt 5 kamre
    - De 5 blandinger, der lægges op til kan i dag afsættes på markedet. De sammenblandinger, der lægges op til, vil være lovlige i henhold til affaldsbekendtgørelsen
  3. 4 beholdere med i alt 7 kamre
    - Udfordring med placering af 4 beholdere ved alle boliger

Her foretrækkes løsningen med de 3 beholdere ud fra ovenstående begrundelser.

Med 3 beholdere vil sorteringen være følgende:

Todelt beholder med: Restaffald Madaffald

Todelt beholder med: Plast og drikke- og fødevarekartoner Glas og Metal

Et-rums beholder med: papir, pap og tekstiler

Inden der træffes endeligt valg om opdeling af affaldstyperne, vil der blive afholdt markedsdialog med aktører på markedet. Der vil ligeledes være dialog med andre affaldsselskaber, for at søge at nå størst mulig ensartethed i branchen og i særdeleshed i Business Region Aarhus.

Der er udarbejdet en tidsplan, som indeholder udbud, indkøb, planlægning og implementering. Vi er allerede i fuld gang med planlægningen, men det vil først være muligt at påbegynde indsamlingen i 2. kvartal 2023 og derfor vil det ikke være muligt at overholde tidsfristen for indførelse af indsamlingen.

Der er i bekendtgørelsen indføjet en mulighed for i særlige tilfælde at søge dispensation fra tidsfristen. Frem for at ansøge om en dispensation forventer vi at indsende en tidsplan til Miljøstyrelsen, som viser, hvordan ordningerne implementeres i de fire selskabers områder.

INDDRAGELSE/KOMMUNIKATION

Der skal afholdes temamøder for BY omkring den nye affaldsindsamling.

Der er en række formelle forhold, som skal på plads i forbindelse med den nye indsamling. Der skal udarbejdes et tillæg til den nye affaldsplan, og der skal udarbejdes
regulativer for husholdnings- og erhvervsaffald. Både affaldsplan og regulativer har
en høringsperiode, hvor borgere og interesseorganisationer har mulighed for at komme med bemærkninger. Hvis dette forhold skal respekteres, er det umuligt at overholde tidsfristen med implementering pr. 1. juli 2021.

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

De indledende økonomiske beregninger viser en takststigning ved indførsel af de 10 fraktioner på mellem 500-1.000 kr. pr. husstand, afhængig af valg af løsning og afsætningsprisen på markedet. Der er ligeledes set på miljøpåvirkningen i de tre senarier, som bliver væsentlig forbedret i forhold til den nuværende miljøpåvirkning. De tre scenariers miljøpåvirkning adskiller sig ikke særlig meget fra hinanden.

Fra 2025 indføres der et producentansvar for emballageaffald. Det er hensigten, at producenterne fra 2025 skal betale omkostningerne til indsamling og behandling af den del af affaldet, som er emballageaffald. Derfor er den nuværende antagelse, at det vil medføre en reduktion i affaldsgebyrerne hos borgerne. Der pågår fortsat forhandlinger omkring denne ordning mellem Miljøstyrelsen, KL, Dansk Affaldsforening og Dansk Industri.

De beholdere, der anvendes til indsamling i dag, vil så vidt muligt blive anvendt i de nye ordninger.

INDSTILLING

Direktøren indstiller til bestyrelsen

5. At bestyrelsen drøfter indsamlingen af de 10 affaldstyper

BESLUTNING

Drøftet og godkendt. Det undersøges om der er mulighed for at fravælge pap-papir/ tekstilbeholder eller alternativt have en fælles løsning for denne fraktion. Samtidig undersøges der om fællesbebyggelser (rækkehuse, andelsforeninger, boligforeninger og lignende) kan have fællesløsninger

Bilag

  1. Oplæg til formandsskaberne den 11012021- affaldssamarbejde
  2. Sammenligning af krav i udbud
  3. Udkast til pressemeddelelse

Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 21. november 2021
Lovgrundlag: Selskabsloven

SAGENS INDHOLD

Ifølge Selskabsloven må medlemmer af bestyrelsen og direktører ikke videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til.

Bestyrelsen afslutter hvert bestyrelsesmøde med at tage aktivt stilling til, hvad der kan kommunikeres fra bestyrelsesmødet.

INDSTILLING

Direktøren indstiller til bestyrelsen: 1. At bestyrelsen aftaler, hvad der kommunikeres fra bestyrelsesmødet.

BESLUTNING

Alle punkterne afgøres åbne bortset fra punkt 4: Bestyrelsen har ordet og punkt 5: Orientering til bestyrelsen, som afgøres lukkede.

Bestyrelsen for Favrskov Affald A/S skal godkende beslutningsprotokollen for mødet. Det foregår digitalt.

For at godkende beslutningsprotokollen, skal hvert bestyrelsesmedlem, som har deltaget i mødet underskrive ved at trykke på ”godkend” i øverste venstre hjørne.

Dette websted er beskyttet af reCAPTCHA og Google Privatlivspolitik og Servicevilkår gælder .

Jeg giver hermed samtykke til, at Favrskov Forsyning A/S må sende mig elektroniske nyhedsbreve. Jeg kan til enhver tid tilbagekalde samtykket ved at afmelde nyhedsbrevet. Dette kan gøres via link nederst i nyhedsbrevet. Læs Favrskov Forsynings privatlivspolitik.