Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 21. januar 2021
Lovgrundlag: Ejerstrategi for Favrskov Forsyning
Bestyrelsen skal i denne sag give input til et introduktionsforløb for nye bestyrelsesmedlemmer i Favrskov Forsyning, Favrskov Spildevand og Favrskov Affald.
Formålet er at sikre en passende introduktion til bestyrelsesarbejdet for nye bestyrelsesmedlemmer, så der sikres, at bestyrelserne har de fornødne kompetencer i forhold til bestyrelsesarbejdet.
Derudover skal bestyrelsen vurdere på et fratrædelsesforløb, der skal sikre en evaluering til ledelsen og dermed være nyttig læring i forhold til arbejdet og samspillet med en ny bestyrelse.
Udkast til introduktionsprogram og fratrædelsesforløb er i bilag.
Alle nye bestyrelsesmedlemmer vil kort efter de er kommet ind i bestyrelsen modtage et velkomstbrev. Velkomstbrev fremgår i udkast i bilag.
Introduktionsforløbet strækker sig over et år efter nye bestyrelsesmedlemmers opstart, og der er lavet et skræddersyet introduktionsprogram, hvor hvert kvartal er inddelt i relevante temaer.
Ad. 1 kvartal: Intro til Favrskov Forsyning og rollen som bestyrelsesmedlem
Alle selskaber deltager sammen i introduktionsforløb i første kvartal. Fokus i første kvartal er en intro til selskabet, ejerskabet og virksomhedens strategiske ambitioner.
Derudover har programmet i 1. kvartal fokus på at give indsigt i de overordnede rammer og vilkår for bestyrelsesarbejdet. Herunder bestyrelsens ansvar og roller i henhold til selskabslovgivningen.
Et andet vigtigt element i introduktionsprogrammets første del er, at alle bestyrelsesmedlemmer - nye som gamle - kommer godt ind på livet af hinanden, og sammen kan skabe et godt fundament til et fremadrettet samarbejde. Hertil får de indsigt i hinandens kompetencer og engagement.
I tillæg til introduktionsprogrammet i 1. kvartal tilbydes alle nyvalgte bestyrelsesmedlemmer et relevant kursus i bestyrelsesarbejde. Udgifterne hertil afholdes af Favrskov Forsyning.
Ad. 2 kvartal: Sektorplaner og økonomi for de enkelte selskaber
Introforløbet i 2. kvartal foregår i de enkelte selskaber med et indblik i de rammer og vilkår, der er gældende for de enkelte selskaber. Her vil introforløbet foruden viden også blive koblet med praktisk indsigt i de enkelte selskaber i form af rundtur på renseanlæg, genbrugspladser m.v.
Ad. 3 kvartal: Favrskov Forsynings strategi
Introforløbet samler alle selskaberne igen i 3. kvartal, hvor der vil blive givet en status på selskabets forretningsstrategi 2024 og selskabets forretningsudviklingsplaner. Herudover vil bestyrelsen evaluere og evt. tilrette strategi 2024.
Der vil i 3. kvartal også blive kigget nærmere ind i ejerstrategien og samarbejdsaftalen med Favrskov Kommune. Herunder vil evt. tiltag og bemærkninger blive videregivet til ejerskabet i forbindelse med deres revurdering af ejerstrategien i foråret 2023.
Ad. 4 kvartal: Forretningsstruktur og evaluering af styringselementer
Introduktionsforløbet i 4. kvartal forgår igen i de enkelte selskaber, hvor der vurderes på virksomhedens styringselementer; fx forsikringsforhold, prokura, finansiel strategi, forretningsorden m.v.
Derudover ses hver enkelt selskabs forretningsstruktur igennem. Har evaluering af strategi eller evt. ejerstrategi betydning for den eksisterende forretningsstruktur? Er der noget, der skal ændres?
Det er også essentielt at skabe et nyttigt og meningsfyldt fratrædelsesforløb for den bestyrelse, der stopper med udgangen af 2021. Vi har derfor udarbejdet et evalueringsskema til bestyrelsesmedlemmerne, som en afslutning på det nuværende bestyrelsesforløb. Formålet er at udtrække al den vigtige viden og læring, som fratrådte bestyrelsesmedlemmer har opbygget igennem bestyrelsestiden, således at ledelsen kan anvende den til arbejdet med en ny bestyrelse.
Fratrædelsesforløbet vil bestå af et interview med direktør eller samlet ledelse og eksempler på spørgsmål fremgår i bilag.
Direktøren indstiller til bestyrelsen
Godkendt. Input noteret og medtages i introduktionsforløbet.
Tidl. politisk behandling: Gennemføres årligt
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 21. januar 2021
Lovgrundlag: Forretningsordenen
Bestyrelsen foretager årligt en evaluering af deres arbejde. Evalueringen af bestyrelsesarbejdet tager i år udgangspunkt i en dialog i forhold til ansvars- og rollefordeling mellem bestyrelse og direktion/ledelse med udgangspunkt i ”forretningsorden for bestyrelsen” og ”bestyrelsens instruks til direktøren”.
I henhold til Favrskov Affalds vedtægter pkt. 5.5 skal bestyrelsen ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenen indeholder blandt andet bestyrelsens overordnede opgaver og ansvar i afsnit 11 og direktionens ansvar og opgaver i punkt. 12. Forretningsordenen er medtaget i bilag.
Direktionens opgaver og ansvar samt grundlaget for direktørens funktion er yderligere defineret i ”Bestyrelsens instruks til direktøren” og er vedlagt sagen som bilag. Instruksens punkt 1 og 3 omhandler direktørens overordnede opgaver og ansvar samt direktørens bemyndigelse.
Direktøren indstiller til bestyrelsen
Samarbejdet blev evalueret. Der er et ønske om mere information mellem møderne. Der bliver vurderet på, om kommunikationen til bestyrelserne kan forbedres. Bestyrelsens instruks til direktøren gennemgås med henblik på en evt. revision.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde d. 21. januar 2021
Lovgrundlag: Forretningsorden for Favrskov Forsyning
SAGENS INDHOLD
Bestyrelsen skal i denne sag godkende de styringsmæssige dokumenter for virksomheden.
De styringsmæssige dokumenter for selskabet udgøres af:
Ad 1. Forretningsordenen er på bestyrelsesdagsorden som et særskilt punkt og er derfor ikke medtaget her.
Ad 2. I henhold til forretningsordens punkt 11.8 skal bestyrelsen med passende mellemrum kontrollere, at der i et forretningsmæssigt sundt og rimelig omfang er tegnet de nødvendige skades- og ansvarsforsikringer.
Ad. 3 og 4. Forretningsordenens punkt 11.6 fastlægger, at bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en - efter selskabets forhold - tilfredsstillende måde.
Ad. 5 Favrskov Forsynings Vedtægter er senest revideret i 2019. Vedtægterne godkendes af generalforsamlingen – i dette tilfælde Favrskov Forsyning A/S.
Ad. 2. Forsikringspolicer er uændret i skade- og ansvarsforsikringer i forhold til sidste år. Forsikringerne har været konkurrenceudsat og nuværende kontrakt er påbegyndt den 1. januar 2018. Selskabet har tegnet følgende nødvendige skade- og ansvarsforsikringer:
Der er sket to præciseringer i årsentrepriseforsikringen. Præciseringen omfatter, at forsikringen ikke dækker i tilfælde af pandemier samt ved cyberangreb, hvilket nu er præciseret i policerne. Der er ikke ændret i selskabets forsikringsdækning.
Ledelsen vurderer med ovenstående, at der er tegnet skade- og ansvarsforsikringer i et tilstrækkeligt og rimeligt omfang.
Samtlige forsikringer gælder til udgangen af 2021. I foråret tages der stilling til, om der skal foretages et nyt udbud, eller om forsikringerne skal forlænges. Forsyningsservice oplyser, at der ses en stigning i præmierne ved udbud lige nu.
Ad. 3 Forretningsgange og prokuraforhold er uændret i forholdt til den senest præsenterede version af 02-12-2019 og vurderes hensigtsmæssige for selskabet.
Ad. 4. Den finansielle strategi understøtter fint selskabets behov, hvorfor der ikke foretages ændringer.
Ad. 5. Selskabets vedtægter er ikke ændret i perioden. Evt. ændringer skal vedtages af generalforsamlingen.
INDSTILLING
Direktøren indstiller til bestyrelsen
Godkendt. Det undersøges hvilke dækninger, der kan opnås med en cyberforsikring. Beslutning om tegning af forsikring fremlægges for bestyrelsen.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 21. november 2021
Lovgrundlag
Gensidig orientering i bestyrelsen uden ledelsens tilstedeværelse. Der refereres ikke fra dette punkt.
Der refereres ikke fra punktet.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde d. 21. januar 2021
Lovgrundlag: Forretningsorden
Sagen er lukket
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 21. januar
Lovgrundlag
SAGENS INDHOLD
Bestyrelsen for Favrskov Affald skal godkende selskabets deltagelse i et stort EU Life projekt.
Favrskov Affald ønsker at indgå som partner i en ansøgning til EU's LIFE IP program med projektet "Circular Economy Beyond Waste" i samarbejde med en række andre kommuner og affaldsselskaber i Region Midtjylland samt Miljøministeriet. Projektet forventes at vare otte år fra 2022-2029. Region Midtjylland er hovedansøger.
LIFE IP-projektet har til formål at igangsætte aktiviteter, der understøtter gennemførelsen af Handlingsplan for Cirkulær Økonomi – den nye nationale plan for forebyggelse og håndtering af affald 2020-2032. Favrskov Affald ønsker at deltage i projektet, for at søge ekstern finansiering til at få opfyldt den lokale affaldsplan 2025, Favrskov Forsynings nye ejerstrategi og Favrskov Forsynings forretningsstrategi 2024. Rammen for EU LIFE IP projektet er medtaget som bilag, hvis der ønskes en dybere indsigt i hele EU projektet "Circular Economy Beyond Waste”.
Favrskov Affald vil deltage som formaliseret partner i LIFE IP-projektet, og vil lede projektet Genbrugspladsen som driver for lokal udvikling. Projektbeskrivelsen er under udarbejdelse og er vedhæftet i bilag. Dette projekt skal bidrage til den nationale målsætning om affaldsforebyggelse. Projektet har til formål at knække affaldskurven og mindske affaldet per borger i Favrskov Kommune, ved at fremme direkte genbrug og affaldsforebyggelse.
Projektets omdrejningspunkt vil foregå på den moderniserede og udvidede Hadsten genbrugsplads, og er planlagt med følgende konkrete aktiviteter:
Aktiviteterne er taget fra forretningsstrategi 2024’s indsatser og understøtter blandt andet følgende mål fra forretningsstrategi 2024
Desuden understøtter projektet målet om at blive en bæredygtig forsyning, da projektet også har som målsætning at reducere klima-effekterne fra vores affald (CO2).
Deltagelse i LIFE IP-projektet er en unik mulighed for at sikre opbakning til gennemførelse af Favrskov Forsynings egen strategi i de kommende år. Dels tilføres økonomiske midler, og dels opnås ny viden og læring på en række områder, der bliver centrale for os i de kommende år set i lyset af den nye nationale affaldsplan.
Favrskov Forsyning får en mulighed for gennem projektet at styrke sociale indsatser og øge borger- og interessentinvolvering. Favrskov Forsyning vil desuden deltage i kapacitetsopbyggende aktiviteter for medarbejderne både inden for eget projektområde og på tværs af alle projekter. Det kan være i form af designede netværk, seminarer, workshops, hvor der udvikles viden, gives sparring og hvor udfordringer overvindes. Fokus i disse aktiviteter vil være at styrke praksis og handlingsmuligheder.
EU LIFE IP-ansøgningen er under udarbejdelse og derfor er det endnu ikke kortlagt helt præcis, hvor mange aktiviteter og hvilket budget, der er plads til i ansøgningen. Ansøgningsfristen for EU projektet er den 25. marts 2021. Projektet har et forventet samlet budget på i omegnen af 138 mio. kr. Heraf ca. 80 mio. kr. er EU-tilskud (60%) og de resterende midler (40%) er medfinansiering fra partnerne.
Forventet samlet projektsum for Favrskov Affald: 3 - 6,5 mio. kr.
EU tilskud (60%): 1,8 - 3,9 mio. kr.
Favrskov Forsynings egenfinansiering (40%): 1,2 - 2,6 mio. kr.
Egenfinansieringen er indeholdt i økonomien for forretningsstrategi 2024, der blev godkendt på bestyrelsesmødet den 10. november 2020. Af egenfinansieringen afsættes mellem 540.000 – 1.170.000 kr. (ca. 45 %) til interne ressourcetimer.
Direktøren indstiller til bestyrelsen
Godkendt
Tidl. politisk behandling: 10. november 2020
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde d. 21. januar 2021
Lovgrundlag: Klimaplan for en grøn affaldssektor og cirkulær økonomi (16. juni 2020) samt Affaldsbekendtgørelsen
Bestyrelsen bliver i denne sag både orienteret om samarbejdet med de østjyske affaldsselskaber angående indsamling af 10 affaldstyper, og skal også drøfte den fremtidige indsamling.
En ny affaldsbekendtgørelse fastlægger, at alle kommuner i hele landet skal indsamle 10 fraktioner fra den 1. juli 2021. Tekstiler skal dog først indsamles fra 1. januar 2022.
De 10 fraktioner er: 1. Mad 2. Papir 3. Pap 4. Metal 5. Glas 6. Plast 7. Tekstilaffald 8. Drikke- og fødevarekartoner 9. Restaffald 10. Farligt affald
Indsamlingen skal i henhold til affaldsbekendtgørelsen ske i 2-4 beholdere ved hver husstand. Derudover vil der ved hver husstand være en kasse til indsamling af farligt affald.
Bekendtgørelsen åbner for mange sorteringsmuligheder. Dog er et af formålene med aftalen, at der sker en øget strømlining af indsamlingen.
Favrskov Forsyning har sammen med Reno Djurs, Affald Varme Aarhus og Renosyd tiltrådt en hensigtserklæring om størst mulig ensartethed i indsamlingen af de 10 affaldstyper, så der opnås:
Der er lavet beregninger for økonomi, genanvendelse og klima ved indførelse af tre scenarier:
Her foretrækkes løsningen med de 3 beholdere ud fra ovenstående begrundelser.
Med 3 beholdere vil sorteringen være følgende:
Todelt beholder med: Restaffald Madaffald
Todelt beholder med: Plast og drikke- og fødevarekartoner Glas og Metal
Et-rums beholder med: papir, pap og tekstiler
Inden der træffes endeligt valg om opdeling af affaldstyperne, vil der blive afholdt markedsdialog med aktører på markedet. Der vil ligeledes være dialog med andre affaldsselskaber, for at søge at nå størst mulig ensartethed i branchen og i særdeleshed i Business Region Aarhus.
Der er udarbejdet en tidsplan, som indeholder udbud, indkøb, planlægning og implementering. Vi er allerede i fuld gang med planlægningen, men det vil først være muligt at påbegynde indsamlingen i 2. kvartal 2023 og derfor vil det ikke være muligt at overholde tidsfristen for indførelse af indsamlingen.
Der er i bekendtgørelsen indføjet en mulighed for i særlige tilfælde at søge dispensation fra tidsfristen. Frem for at ansøge om en dispensation forventer vi at indsende en tidsplan til Miljøstyrelsen, som viser, hvordan ordningerne implementeres i de fire selskabers områder.
Der skal afholdes temamøder for BY omkring den nye affaldsindsamling.
Der er en række formelle forhold, som skal på plads i forbindelse med den nye indsamling. Der skal udarbejdes et tillæg til den nye affaldsplan, og der skal udarbejdes
regulativer for husholdnings- og erhvervsaffald. Både affaldsplan og regulativer har
en høringsperiode, hvor borgere og interesseorganisationer har mulighed for at komme med bemærkninger. Hvis dette forhold skal respekteres, er det umuligt at overholde tidsfristen med implementering pr. 1. juli 2021.
De indledende økonomiske beregninger viser en takststigning ved indførsel af de 10 fraktioner på mellem 500-1.000 kr. pr. husstand, afhængig af valg af løsning og afsætningsprisen på markedet. Der er ligeledes set på miljøpåvirkningen i de tre senarier, som bliver væsentlig forbedret i forhold til den nuværende miljøpåvirkning. De tre scenariers miljøpåvirkning adskiller sig ikke særlig meget fra hinanden.
Fra 2025 indføres der et producentansvar for emballageaffald. Det er hensigten, at producenterne fra 2025 skal betale omkostningerne til indsamling og behandling af den del af affaldet, som er emballageaffald. Derfor er den nuværende antagelse, at det vil medføre en reduktion i affaldsgebyrerne hos borgerne. Der pågår fortsat forhandlinger omkring denne ordning mellem Miljøstyrelsen, KL, Dansk Affaldsforening og Dansk Industri.
De beholdere, der anvendes til indsamling i dag, vil så vidt muligt blive anvendt i de nye ordninger.
Direktøren indstiller til bestyrelsen
5. At bestyrelsen drøfter indsamlingen af de 10 affaldstyper
Drøftet og godkendt. Det undersøges om der er mulighed for at fravælge pap-papir/ tekstilbeholder eller alternativt have en fælles løsning for denne fraktion. Samtidig undersøges der om fællesbebyggelser (rækkehuse, andelsforeninger, boligforeninger og lignende) kan have fællesløsninger
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 21. november 2021
Lovgrundlag: Selskabsloven
Ifølge Selskabsloven må medlemmer af bestyrelsen og direktører ikke videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til.
Bestyrelsen afslutter hvert bestyrelsesmøde med at tage aktivt stilling til, hvad der kan kommunikeres fra bestyrelsesmødet.
Direktøren indstiller til bestyrelsen: 1. At bestyrelsen aftaler, hvad der kommunikeres fra bestyrelsesmødet.
Alle punkterne afgøres åbne bortset fra punkt 4: Bestyrelsen har ordet og punkt 5: Orientering til bestyrelsen, som afgøres lukkede.
Bestyrelsen for Favrskov Affald A/S skal godkende beslutningsprotokollen for mødet. Det foregår digitalt.
For at godkende beslutningsprotokollen, skal hvert bestyrelsesmedlem, som har deltaget i mødet underskrive ved at trykke på ”godkend” i øverste venstre hjørne.