Læs vores whistleblowerpolitik her: Whistleblowerpolitik for Favrskov Forsyning A/S
Favrskov Forsyning A/S ønsker at være en åben og troværdig virksomhed, hvor der ikke må kunne stilles spørgsmålstegn ved ledelsens og medarbejdernes troværdighed.
Whistleblowerordningen kan være aktuel at benytte, hvis man bliver opmærksom på forhold såsom bevidste gentagne og grove overtrædelse af miljøloven eller misbrug af økonomiske midler begået af virksomhedens medarbejdere eller leverandører. I erkendelse af, at der kan være tilfælde, hvor man vil være tilbageholdende med at gå til en leder, chef eller et medlem af direktionen, har bestyrelsen for Favrskov Forsyning A/S valgt frivilligt at etablere en whistleblowerordning.
Ordningen indebærer, at medarbejdere, aktionærer, direktionen, bestyrelsesmedlemmer, ansatte hos leverandører, underleverandører og samarbejdspartnere og tidligere medarbejdere hos Favrskov Forsyning i god tro og anonymt – hvis de ønsker anonymitet, kan foretage indberetninger om alvorlige, kritisable forhold eller ulovligheder hos Favrskov Forsyning, der kan påføre selskabet et økonomisk tab, skade dets omdømme m.v.
Formålet med Favrskov Forsynings whistleblowerordning er at undgå, at oplysninger om ulovlig adfærd mv. tilbageholdes. Derudover vil vi sikre, at sådanne oplysninger videregives til de relevante personer i organisationen. Formålet er ligeledes at forsikre medarbejdere og andre interessenter om, at de er beskyttet mod repressalier eller personforfølgelse, hvis de har rejst en problemstilling i god tro.
Whistleblowerordningen kan anvendes af alle medarbejdere, aktionærer, direktionen, bestyrelsesmedlemmer, ansatte hos leverandører, underleverandører og samarbejdspartnere og tidligere medarbejdere hos Favrskov Forsyning.
Der kan indberettes om forhold begået af medarbejdere samt andre personer med tilknytning til virksomheden. Andre personer med tilknytning til virksomheden kan f.eks. være revisorer, konsulenter, advokater og leverandører.
Whistleblowerordningen kan kun bruges til indberetning af alvorlige forhold eller mistanke om alvorlige forhold. Mindre alvorlige forhold såsom utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, overtrædelse af rygeforbud mv., kan ikke indberettes via whistleblowerordningen.
Alvorlige forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, er for eksempel oplysninger om:
Endvidere kan der indberettes øvrige alvorlige forhold, der vedrører ansatte, samt forhold, som har eller kan resultere i væsentlig person- eller miljøskade.
Ovenstående liste er kun eksempler. Hvis du er i tvivl, om din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. Alle henvendelser besvares og behandles, da din henvendelse er værdsat.
Når du indberetter til whistleblowerordningen, modtages og registreres de indkomne indberetninger af advokatfirmaet DLA Piper. Du vil senest syv dage efter indberetning modtage en bekræftelse på, at den er modtaget.
Modtageren hos DLA Piper vil foretage screening (indledende vurdering) af indberetningen for at kontrollere, om den vedrører et forhold, der kan indberettes.
Er indberetningen omfattet af whistleblowerordningen, videresender DLA Piper den til en betroet medarbejder, der er særligt udvalgt til at behandle sådanne indberetninger. Herefter vil forholdet, som du har indberettet, blive undersøgt og eventuelt håndteret af den betroede medarbejder. Du vil senest tre måneder efter, at indberetningen er indgivet, modtage besked om, hvilke tiltag der eventuelt er gennemført eller vil blive gennemført, samt begrundelsen herfor.
En indledende screening af indkomne henvendelser via whistleblowerordningen gennemføres af DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab. Er indberetningen omfattet af whistleblowerordningen, videresender DLA Piper den til en betroet medarbejder, der er særligt udvalgt til at behandle sådanne indberetninger. Der er altid udpeget mindst to betroede medarbejdere, så indberetningen aldrig blive videresendt til en person, som indberetningen vedrører.
De betroede medarbejdere er Sanne Winther Madsen - GDPR rådgiver og facilitator i Forsyningsservice (primær betroet medarbejder) og Amanda Schmidt Jacobsen - PA og HR-koordinator i Favrskov Forsyning (sekundær betroet medarbejder).
Personer der i god tro indberetter til whistleblowerordningen (whistleblowere) er retligt beskyttelse mod enhver form for repressalier (negative konsekvenser), herunder trussel om eller forsøg på repressalier, som følge af en indberetning, så længe indberetningen sker i overensstemmelse med Favrskov Forsynings whistleblowerpolitik.
Desuden vil en indberetning af oplysninger, som du har lovligt adgang til, altid være tilladt. Indberetning af sådanne oplysninger vil ikke blive betragtet som brud på lovgivningen eller en aftale (fx hvis oplysningerne er beskyttet af tavshedspligt, ophavsretsloven, lov om forretningshemmeligheder, el.lign.).
Dog gælder det, at personer, der indberetter oplysninger via Favrskov Forsynings whistleblowerordning, skal have haft rimelige grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, eller have haft seriøs mistanke om at have observeret en illegal aktivitet.
Hvis du er nævnt i en indberetning (fx er under mistanke), vil din identitet blive beskyttet som led i sagsbehandlingen – på samme niveau som whistleblowerens identitet. Derudover vil du til enhver tid have ret til at forsvare dig, hvis der rejses en sag mod dig, blandt andet ved at vi registrerer alle oplysninger i sagen. Du har desuden ret til at kræve indsigt, sletning eller berigtigelse af oplysninger der er indsamlet om dig, i det omfang reglerne i GDPR og databeskyttelsesloven giver dig ret til det.
Indberetning til whistleblowerordningen kan ske mundtligt eller skriftligt til DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab, som administrerer whistleblowerordningen. Indberetning kan ske via en sikker whistleblowerplatform, der kan tilgås via følgende link:
Derudover kan indberetning kan ske på følgende måder:
Det er ikke et krav, at der fremsendes dokumentation for forholdet der indberettes, men det vil oftest være en stor hjælp for sagsbehandlingen, hvis det indberettede forhold dokumenteres.
Det er desuden muligt at indberette forhold til Datatilsynet. Datatilsynet er en offentlig myndighed, der driver en ekstern whistleblowerordning. Det er helt valgfrit, om du vil indberette et forhold til DLA Piper eller til Datatilsynet. Vi skal dog opfordre dig til at anvende indberetningskanalerne ovenfor, hvis forholdet vil kunne imødegås effektivt af Favrskov Forsyning selv, og du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier (dvs. at du påføres skade som følge af indberetningen).
Du kan læse mere om Datatilsynets whistleblowerordning og hvordan man bruger den via følgende link:
Datatilsynets whistleblowerordning
Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder som f.eks. ved at sende en e-mail til de personer, som er ansvarlige for whistleblowerordningen, da der kan være tale om fortrolige personoplysninger, der ikke må sendes ukrypteret over det åbne internet.
DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab og Favrskov Forsyning behandler alle oplysninger modtaget via whistleblowerordningen fortroligt og med diskretion.
Når du indgiver en indberetning, er den beskyttet af tavshedspligt. Din identitet vil således blive holdt hemmelig af dem, der behandler indberetningen. Der kan efter behov indhentes bistand fra andre eksterne betroede rådgivere til behandlingen.
Din identitet vil dog kunne videregives, hvis du giver dit udtrykkelige samtykke til det, eller hvis det er et krav i lovgivningen. Den kan også videregives, hvis det er nødvendigt for, at de personer du indberetter, kan forsvare sig i en retssag (men i så fald vil du blive oplyst om dette, inden videregivelsen finder sted).
De oplysninger i din indberetning, som ikke direkte eller indirekte kan afsløre din identitet, kan desuden blive videregivet, hvis det er nødvendigt for at behandle din indberetning eller imødegå en lovovertrædelse.
Det er også muligt at indberette anonymt til whistleblowerordningen. Hvis du ønsker at indgive en indberetning fuldstændig anonymymt, anbefaler vi, at du undlader at indgive indberetningen via netværk, IT-udstyr, telefonnumre, e-mailkonti eller øvrige kommunikationskanaler/udstyr, som tilhører Favrskov Forsyning eller som Favrskov Forsyning har kontrol over.
Vi opfordrer generelt til, at der ikke indberettes anonymt, da anonyme indberetninger kan være svære at følge op på, hvis der fx er spørgsmål til indberetningen.