Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 21. januar 2021
Lovgrundlag: Ejerstrategi for Favrskov Forsyning
Bestyrelsen skal i denne sag give input til et introduktionsforløb for nye bestyrelsesmedlemmer i Favrskov Forsyning, Favrskov Spildevand og Favrskov Affald.
Formålet er at sikre en passende introduktion til bestyrelsesarbejdet for nye bestyrelsesmedlemmer, så der sikres, at bestyrelserne har de fornødne kompetencer i forhold til bestyrelsesarbejdet.
Derudover skal bestyrelsen vurdere på et fratrædelsesforløb, der skal sikre en evaluering til ledelsen og dermed være nyttig læring i forhold til arbejdet og samspillet med en ny bestyrelse.
Udkast til introduktionsprogram og fratrædelsesforløb er i bilag.
Alle nye bestyrelsesmedlemmer vil kort efter de er kommet ind i bestyrelsen modtage et velkomstbrev. Velkomstbrev fremgår i udkast i bilag.
Introduktionsforløbet strækker sig over et år efter nye bestyrelsesmedlemmers opstart, og der er lavet et skræddersyet introduktionsprogram, hvor hvert kvartal er inddelt i relevante tematikker.
Ad. 1 kvartal: Intro til Favrskov Forsyning og rollen som bestyrelsesmedlem
Alle selskaber deltager sammen i introduktionsforløb i første kvartal. Fokus i første
kvartal er en intro til selskabet, ejerskabet og virksomhedens strategiske ambitioner.
Derudover har programmet i 1. kvartal fokus på at give indsigt i de overordnede
rammer og vilkår for bestyrelsesarbejdet. Herunder bestyrelsens ansvar og roller i
henhold til selskabslovgivningen.
Et andet vigtigt element i introduktionsprogrammets første del er, at alle bestyrelsesmedlemmer - nye som gamle - kommer godt ind på livet af hinanden, og sammen
kan skabe et godt fundament til et fremadrettet samarbejde. Hertil får de indsigt i
hinandens kompetencer og engagement.
I tillæg til introduktionsprogrammet i 1. kvartal tilbydes alle nyvalgte bestyrelsesmedlemmer et relevant kursus i bestyrelsesarbejde. Udgifterne hertil afholdes af Favrskov Forsyning.
Ad. 2 kvartal: Sektorplaner og økonomi for de enkelte selskaber
Introforløbet i 2. kvartal foregår i de enkelte selskaber med et indblik i de rammer og vilkår, der er gældende for de enkelte selskaber. Her vil introforløbet foruden viden også blive koblet med praktisk indsigt hos alle selskaber i form af rundtur på renseanlæg, genbrugspladser m.v.
Ad. 3 kvartal: Favrskov Forsynings strategi
Introforløbet samler alle selskaberne igen i 3. kvartal, hvor der vil blive givet en status på selskabets forretningsstrategi 2024 og selskabets forretningsudviklingsplaner. Herudover vil bestyrelsen evaluere og evt. tilrette strategi 2024.
Der vil i 3. kvartal også blive kigget nærmere ind i ejerstrategien og samarbejdsaftalen med Favrskov Kommune. Herunder vil evt. tiltag og bemærkninger blive videregivet til ejerskabet i forbindelse med deres revurdering af ejerstrategien i foråret 2023.
Ad. 4 kvartal: Forretningsstruktur og evaluering af styringselementer
Introduktionsforløbet i 4. kvartal forgår igen i de enkelte selskaber, hvor der vurderes på virksomhedens styringselementer; fx forsikringsforhold, prokura, finansiel strategi, forretningsorden m.v.
Derudover ses hver enkelt selskabs forretningsstruktur igennem. Har evaluering af strategi eller evt. ejerstrategi betydning for den eksisterende forretningsstruktur? Er der noget, der skal ændres?
Det er også essentielt at skabe et nyttigt og meningsfyldt fratrædelsesforløb for den bestyrelse, der stopper med udgangen af 2021. Vi har derfor udarbejdet et evalueringsskema til bestyrelsesmedlemmerne, som en afslutning på det nuværende bestyrelsesforløb. Formålet er at udtrække al den vigtige viden og læring, som fratrådte bestyrelsesmedlemmer har opbygget igennem bestyrelsestiden, således at ledelsen kan anvende den til arbejdet med en ny bestyrelse.
Fratrædelsesforløbet vil bestå af et interview med direktør eller samlet ledelse og eksempler på spørgsmål fremgår i bilag.
Direktøren indstiller til bestyrelsen
Godkendt. Input noteret og medtages i introduktionsforløbet.
Tidl. politisk behandling: Gennemføres årligt
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 21. januar 2021
Lovgrundlag: Forretningsordenen
Bestyrelsen foretager årligt en evaluering af deres arbejde. Evalueringen af bestyrelsesarbejdet tager i år udgangspunkt i en dialog i forhold til ansvars- og rollefordeling mellem bestyrelse og direktion/ledelse med udgangspunkt i ”forretningsorden for bestyrelsen” og ”bestyrelsens instruks til direktøren”.
I henhold til Favrskov Spildevands vedtægter pkt. 5.5 skal bestyrelsen ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenen indeholder blandt andet bestyrelsens overordnede opgaver og ansvar i afsnit 11 og direktionens ansvar og opgaver i punkt. 12. Forretningsordenen er medtaget i bilag.
Direktionens opgaver og ansvar samt grundlaget for direktørens funktion er yderligere defineret i ”Bestyrelsens instruks til direktøren” og er vedlagt sagen som bilag. Instruksens punkt 1 og 3 omhandler direktørens overordnede opgaver og ansvar samt direktørens bemyndigelse.
Direktøren indstiller til bestyrelsen
Samarbejdet blev evalueret. Der er et ønske om mere information mellem møderne. Der bliver vurderet på, om kommunikationen til bestyrelserne kan forbedres. Bestyrelsens instruks til direktøren gennemgås med henblik på en evt. revision.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde d. 21. januar 2021
Lovgrundlag: Forretningsorden for Favrskov Forsyning
Bestyrelsen skal i denne sag godkende de styringsmæssige dokumenter for virksomheden.
De styringsmæssige dokumenter for selskabet udgøres af:
Ad 1. Forretningsordenen er på bestyrelsesdagsorden som et særskilt punkt og er derfor ikke medtaget her.
Ad 2. I henhold til forretningsordens punkt 11.8 skal bestyrelsen med passende mellemrum kontrollere, at der i et forretningsmæssigt sundt og rimelig omfang er tegnet de nødvendige skades- og ansvarsforsikringer.
Ad. 3 og 4. Forretningsordenens punkt 11.6 fastlægger, at bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en - efter selskabets forhold - tilfredsstillende måde.
Ad. 5 Favrskov Forsynings Vedtægter er senest revideret i 2019. Vedtægterne godkendes af generalforsamlingen – i dette tilfælde Favrskov Forsyning A/S.
Ad. 2. Forsikringspolicer er uændret i skade- og ansvarsforsikringer i forhold til sidste år. Forsikringerne har været konkurrenceudsat og nuværende kontrakt er påbegyndt den 1. januar 2018. Selskabet har tegnet følgende nødvendige skade- og ansvarsforsikringer:
Der er sket to præciseringer i årsentrepriseforsikringen. Præciseringen omfatter, at forsikringen ikke dækker i tilfælde af pandemier samt ved cyberangreb, hvilket nu er præciseret i policerne. Der er ikke ændret i selskabets forsikringsdækning.
Ledelsen vurderer med ovenstående, at der er tegnet skade- og ansvarsforsikringer i et tilstrækkeligt og rimeligt omfang.
Samtlige forsikringer gælder til udgangen af 2021. I foråret tages der stilling til, om der skal foretages et nyt udbud, eller om forsikringerne skal forlænges. Forsyningsservice oplyser, at der ses en stigning i præmierne ved udbud lige nu.
Ad. 3 Forretningsgange og prokuraforhold er uændret i forholdt til den senest præsenterede version af 02-12-2019 og vurderes hensigtsmæssige for selskabet.
Ad. 4. Den finansielle strategi understøtter fint selskabets behov, hvorfor der ikke foretages ændringer.
Ad. 5. Selskabets vedtægter er ikke ændret i perioden. Evt. ændringer skal vedtages af generalforsamlingen.
Direktøren indstiller til bestyrelsen
Godkendt. Det undersøges hvilke dækninger, der kan opnås med en cyberforsikring. Beslutning om tegning af forsikring fremlægges for bestyrelsen.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 21. januar 2021
Lovgrundlag
Gensidig orientering i bestyrelsen uden ledelsens tilstedeværelse. Der refereres ikke fra dette punkt.
Der refereres ikke fra dette punkt.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde d. 21. januar 2021
Lovgrundlag: Forretningsorden
Sagen er lukket. Der refereres ikke fra dette punkt.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 21. januar 2021
Lovgrundlag: Selskabsloven
Ifølge Selskabsloven må medlemmer af bestyrelsen og direktører ikke videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. Bestyrelsen afslutter hvert bestyrelsesmøde med at tage aktivt stilling til, hvad der kan kommunikeres fra bestyrelsesmødet.
Direktøren indstiller til bestyrelsen:
Alle punkterne afgøres åbne bortset fra punkt 4: Bestyrelsen har ordet og punkt 5: Orientering til bestyrelsen, som afgøres lukkede.
Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 21. januar 2021
Lovgrundlag
Bestyrelsen for Favrskov Spildevand A/S skal godkende beslutningsprotokollen for mødet. Det foregår digitalt.
For at godkende beslutningsprotokollen, skal hvert bestyrelsesmedlem, som har deltaget i mødet underskrive ved at trykke på ”godkend” i øverste venstre hjørne.