REFERAT: BESTYRELSESMØDE FAVRSKOV AFFALD A/S - 23.02.2022

Inside, Hammel

Indholdsfortegnelse

  1. Introduktion til ny bestyrelse (Åben)
  2. Status Forretningsudviklingsplan 2022 (Åben)
  3. Gennemgang af styringsdokumenter 2022 (Åben)
  4. Orientering til bestyrelsen (Lukket)
  5. Bestyrelsen har ordet (Lukket)
  6. Kommunikation fra bestyrelsen (Åben) 

Tidl. politisk behandling: Bestyrelsesmøde den 18. januar 2022
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 22. februar 2022
Lovgrundlag: Forretningsorden for bestyrelsen 

SAGENS INDHOLD

Bestyrelsen skal i denne sag introduceres for ejerstrategi og samarbejdsaftale mellem Favrskov Kommune og Favrskov Forsyning. Hertil introduceres bestyrelsen for selskabets strategi 2024, samt de tilhørende indsatser.

Ejerstrategien sætter retningen for udviklingen af spildevands- og affaldshåndteringen i Favrskov Kommune og indeholder Byrådets prioriteringer for områderne. Ejerstrategien er ikke i sig selv juridisk bindene for parterne.

I tillæg til ejerstrategien er der udarbejdet en juridisk bindende samarbejdsaftale mellem Favrskov Kommune og Favrskov Forsyning A/S, hvor muligheder og forpligtigelser i samarbejdet beskrives nærmere.

Samarbejdsaftalen er bl.a. udarbejdet med henblik på at skabe klarhed over de aktionærrettigheder, der er fastlagt i vedtægterne for Favrskov Forsyning A/S i punkterne 5.11-5.15 og i punkterne 4.11-4.15 i vedtægterne for henholdsvis Favrskov Affald A/S og Favrskov Spildevand A/S.

Med udgangspunkt i ejerstrategien har selskabet udarbejdet en forretningsstrategi, ”Strategi 2024”. 

VURDERING

Ejerstrategi

Ejerstrategien er forankret i de gældende spildevands- og affaldsplaner. Den skal bl.a. sikre, at Favrskov Forsyning A/S som kommunalt ejet forsyningsselskab bidrager til at fremme og indfri kommunens visioner, politikker, strategier og planer i relation til spildevands- og affaldshåndtering.

Spildevandsplanen, der blev vedtaget af Byrådet i 2013, fastlægger mål, rammer og initiativer for håndteringen af spildevand og regnvand i kommunen, og den indeholder bl.a. oplysninger om eksisterende og planlagte anlægsprojekter inden for området. Der pågår aktuelt et arbejde med at revidere spildevandsplanen, som skal behandles af byrådet til april 2022.

Affaldsplanen, der blev vedtaget af Byrådet i 2019, fastlægger mål, rammer og initiativer for håndtering og genanvendelse af affald fra private husstande, kommunale institutioner og erhvervsvirksomheder.

Det overordnede mål med ejerstrategien er at sikre en bæredygtig håndtering af spildevand og affald i Favrskov Kommune, der tager hensyn til nuværende og fremtidige generationer og har fokus på miljø, sundhed og økonomisk ansvarlighed.

For at opnå det overordnede mål er der under overskrifterne ”Bæredygtig forsyning” og ”Åbenhed, samarbejde og service” foreslået en række konkrete mål og tiltag, som Favrskov Forsyning A/S skal arbejde for at realisere. Tilsvarende er der foreslået mål og tiltag for henholdsvis Favrskov Spildevand A/S og Favrskov Affald A/S.

Med henblik på, at ejerstrategien løbende afspejler Favrskov Kommunes aktuelle visioner, politikker og mål, anbefales det, at ejerstrategien tages op til revision senest i foråret 2023. Ejerstrategien er vedlagt som bilag til sagen.

Samarbejdsaftale mellem Favrskov Kommune og Favrskov forsyning

For så vidt angår samarbejdsaftale, er det overordnede formål, at den understøtter realiseringen af ejerstrategien samt bidrager til opfølgning på de mål og tiltag som ejerstrategien indeholder. Endvidere skal samarbejdsaftalen bidrage til at skabe klarhed om fælles opgaver, snitflader og rollefordelingen mellem Favrskov Kommune og Favrskov Forsyning A/S. Da samarbejdsaftalen er juridisk bindende for parterne, har bestyrelsen for Favrskov Forsyning A/S også behandlet og godkendt samarbejdsaftalen i 2020.

I den forbindelse bemærkes, at samarbejdsaftalen tager udgangspunkt i selskabslovens armslængdeprincip og deraf følgende ansvarsfordeling mellem kommune og selskabsbestyrelse.

Samarbejdsaftalen styrker samarbejdet og sammenhængskraften mellem Favrskov Kommune og Favrskov Forsyning A/S. Der bliver effektueret af en formel mødestruktur på flere niveauer mellem kommunen og forsyningsselskabet. Samarbejdsaftalen er vedlagt som bilag til sagen. 

Strategi 2024

Ambitionen for strategi 2024 er:

At bidrage til en bæredygtig fremtid, ved at blive en bæredygtig forsyning

Ambitionen skal opfyldes gennem samarbejder. Vi skal vise vejen, men vi skal også gøre det sammen med vores kunder, partnere og øvrige interessenter.

Dermed målretter vi arbejdet med strategi 2024 til vores langsigtede strategiske vision, om at vise vejen og skabe resultater gennem samarbejde, og vi kommer til at indfri ambitionen med afsæt i vores værdier: Troværdighed, åbenhed og anerkendelse.

For at Favrskov Forsyning når strategiens ambition, er der identificeret tre fokusområder, som sikrer, at vores indsatser bringer os frem til at være en bæredygtig forsyning:

  • Fokusområde # 1: Sikre bæredygtig håndtering af spildevand og affald gennem RESSOURCEANVENDELSE
  • Fokusområde # 2: Fra videndeling til VIDENSUDVIKLING, hvor kundernes behov er i centrum for vores udvikling
  • Fokusområde # 3 VI VISER MOD ved at udføre prøvehandlinger, for at blive en bæredygtig forsyning

Strategi 2024 fremgår af bilag til sagen sammen med de indsatser under hvert fokusområde, der skal gennemføres, for at komme i mål med strategi 2024. En oversigt over sammenhæng mellem ejerstrategi, forretningsstrategi 2024 og de enkelte indsatser fremgår ligeledes af bilag.

INDSTILLING

Direktøren indstiller til bestyrelsen:

  1. At bestyrelsen tager introduktionen til efterretning.

BESLUTNING

Godkendt

Favrskov Affald, 23. februar 2022:

Fraværende: Ingen

Bilag

  1. Ejerstrategi for Favrskov Forsyning (2534913)
  2. Samarbejdsaftale_2020 FK og FF (216919)
  3. Strategi 2024 (2534914)
  4. Ressourceanvendelse 2022 - alle indsatser (2576598)
  5. Vis mod - alle indsatser (211227)
  6. Vidensudvikling - alle indsatser (219289)
  7. Sammenhæng mellem ejerstrategi, strategi 2024 og indsatser (2576829)

Tidl. politisk behandling: Strategi godkendt den 10. september 2020 + Forretningsudviklingsplan 2022 25. august 2022
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 23. februar 2022
Lovgrundlag 

Bestyrelsen skal godkende ændringer til forretningsudviklingsplan 2022.

Forretningsudviklingsplan 2022 fastlægger de indsatser og aktiviteter, der skal gennemføres i 2022, for at vi kommer i mål med ambitionen om en bæredygtig forsyning.

Staus og fremdrift på de enkelte indsatser fremgår af bilag. Forretningsudviklingsplan 2022 er ligeledes vedhæftet som bilag til sagen.

Ambitionen for strategi 2024 er:

At bidrage til en bæredygtig fremtid, ved at blive en bæredygtig forsyning

VURDERING

Der er få indsatser, der færdiggøres ind i 2022, og derfor har et revideret udførselstidspunkt fra 2021 til 2022. Det fremgår i bilag om status på forretningsudviklingsplan 2022.

Samlet vurderes det ikke, at forskydningen i aktiviteter får indvirkning på gennemførelsen af de yderligere tiltag i strategi 2024.

INDSTILLING

Direktøren indstiller til bestyrelsen

  1. At ændringerne til forretningsudviklingsplan 2022 godkendes

BESLUTNING

Godkendt

Favrskov Affald, 23. februar 2022:

Fraværende: Ingen 

Bilag

  1. Status forretningsudviklingsplan 2022 (2572978)
  2. Forretningsudviklingsplan 2022 (2455018)

Tidl. politisk behandling: Bestyrelsesmøde den 18. januar 2022
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 23. februar 2022
Lovgrundlag: Forretningsorden for Favrskov Forsyning

SAGENS INDHOLD

Bestyrelsen skal i denne sag godkende de styringsmæssige dokumenter for virksomheden.

De styringsmæssige dokumenter for selskabet udgøres af:

  1. Forretningsordenen for bestyrelsen
  2. Direktørinstruks
  3. Forsikringsforhold
  4. Finansiel Strategi
  5. Prokura og betalingsforhold for Favrskov Forsyning koncernen
  6. Lønpolitik
  7. Samhandel mellem datterselskaber

Ad. 1 og 2. Bestyrelsen har ved forretningsordenen truffet nærmere bestemmelser om sit hverv. Den nuværende forretningsorden er der, hvor de styringsmæssige dokumenter udspringer fra. Ændringer til forretningsordenen kan efter punkt 16.1 foretages af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed.

Bestyrelsen har defineret direktionens opgaver og ansvar, samt grundlaget for direktørens funktion i ”bestyrelsens instruks til direktøren”.

Ad 3. I henhold til forretningsordens punkt 11.8 skal bestyrelsen med passende mellemrum kontrollere, at der ”i et forretningsmæssigt sundt og rimelig omfang, er tegnet de nødvendige skades- og ansvarsforsikringer.”

Ad. 4 og 5. Forretningsordenens punkt 11.6 fastlægger, at bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en - efter selskabets forhold - tilfredsstillende måde. Finansiel strategi nr. 5 er et arbejdsredskab til brug for den løbende håndtering af koncernens finansielle portefølje. Den finansielle strategi er udarbejdet med udgangspunkt i den finansielle strategi for Favrskov Kommune. Prokura og forretningsgange omhandler økonomiske forretningsgange og prokura for alle selskabets forretningsområder. 

Ad. 6. Favrskov Forsynings lønpolitik er vedtaget af bestyrelsen d. 13. december 2018, og er vedlagt i bilag til orientering. Lønpolitikken fastlægger en overordnet retning og ramme for løndannelsen i Favrskov Forsyning.

Ad 7. Der er udarbejdet en procedure for koncerninternt salg, der er godkendt af bestyrelsen den 28. marts 2019. Proceduren fastlægger og synliggør rammerne for koncerninternt salg af ydelser fra Favrskov Forsyning A/S til datterselskaberne Favrskov Affald A/S og Favrskov Spildevand A/S. Proceduren behandler beslutningskompetencen, de solgte ydelser og prissætningen heraf. 

VURDERING

Ad 1 og 2. Forretningsorden for bestyrelsen og bestyrelsens instruks til direktøren, blev gennemgået på bestyrelsesmødet den 18. januar 2022.

Ad. 3. Forsikringspolicer er uændret i skade- og ansvarsforsikringer i forhold til sidste år. Forsikringerne har været konkurrenceudsat og nuværende kontrakt er påbegyndt den 1. januar 2022. Udbuddet er sket i samarbejde med en række øvrige selskaber i Forsyningsservice A/S og er blevet udarbejdet af Favrskov Forsynings forsikringsmægler ”North”. Selskabet har tegnet følgende nødvendige skade- og ansvarsforsikringer:

  • Bygnings- og løsøreforsikring, erhvervs- og produktansvar, arbejdsskadeforsikring, bestyrelse- og direktionsansvar, teknisk forsikring - måleudstyr, autoforsikring, entrepriseforsikring og rejseforsikring. 

Ledelsen vurderer med ovenstående, at der er tegnet skade- og ansvarsforsikringer i et tilstrækkeligt og rimeligt omfang.

Forsikringspolitik og præmieoversigt er vedhæftet som bilag. Udbuddet betyder at Entrepriseforsikring, rejseforsikring og motorkøretøjsforsikring skifter selskab pr. 1. januar 2022.

Ad. 4. Finansiel strategi er uændret i forhold til 2021, og er vedhæftet som bilag til sagen.

Ad. 5. Vedrørende forretningsgange for Favrskov Forsyning koncernen er der lavet mindre justering af prokuraforhold og godkendelsesforløb, så det passer til de daglige forretningsgange. Derudover er der konsekvensrettet i ansvarsfordeling og prokura, så den er i overensstemmelse med den ændrede organisationsstruktur. En oversigt over ændringerne er vedhæftet som bilag sammen med det ændrede dokument.

Ad. 6. Lønpolitik er uændret, og er vedhæftet som bilag til sagen.

Ad. 7. Procedure for samhandel i koncernen er uændret, og er vedhæftet som bilag.

INDSTILLING

Direktøren indstiller til bestyrelsen:

  1. At bestyrelsen godkender forsikringsniveauet, der vurderes i henhold til forretningsordenen - forretningsmæssigt sundt og i rimelig omfang.
  2. At bestyrelsen godkender den finansielle strategi, der er uændret i forhold til 2021.
  3. At bestyrelsen godkender forretningsgange og prokura for Favrskov Forsyning koncernen.
  4. At bestyrelsen fastholder lønpolitik for Favrskov Forsyning.
  5. At bestyrelsen fastholder procedure for koncerninternt salg af ydelser.

BESLUTNING

Alle indstillinger godkendes.

Favrskov Affald, 23. februar 2022:

Fraværende: Ingen 

Bilag

  1. Forsikringspolitik 2022 (2574025)
  2. Præmieoversigt pr. 01.01.2022 - Efter udbud - Favrskov Forsyning (2576027)
  3. Finansiel strategi (211779)
  4. Prokura- og betalingsforhold for Favrskov Forsyning - revideret februar 2022 (2576038)
  5. Prokura- og betalingsforhold for Favrskov Forsyning - revideret februar 2022- med ændringsmarkeringer (2576112)
  6. Lønpolitik Favrskov Forsyning (337202)
  7. Procedure for koncerninternt salg af ydelser fra Favrskov Forsyning til dattervirksomheder - revideret februar 2022 (2576164)

Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde den 23. februar 2022
Lovgrundlag

SAGENS INDHOLD

Der refereres ikke fra dette punkt.

Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 23. februar
Lovgrundlag

 

SAGENS INDHOLD

Gensidig orientering i bestyrelsen uden ledelsens tilstedeværelse. Der refereres ikke fra dette punkt.

BESLUTNING

Der refereres ikke fra dette punkt

Tidl. politisk behandling
Forventet sagsgang: Bestyrelsesmøde 23. februar
Lovgrundlag

SAGENS INDHOLD

Ifølge Selskabsloven må medlemmer af bestyrelsen og direktører ikke videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til.

Bestyrelsen afslutter hvert bestyrelsesmøde med at tage aktivt stilling til, hvad der kan kommunikeres fra bestyrelsesmødet.

INDSTILLING

Direktøren indstiller til bestyrelsen: 1. At bestyrelsen aftaler, hvad der kommunikeres fra bestyrelsesmødet.

BESLUTNING

Alle punkterne afgøres åbne, bortset fra punkt 4 ”orientering til bestyrelsen” og punkt 5: Bestyrelsen har ordet” som afgøres lukket.

Favrskov Affald, 23. februar 2022:

Fraværende: Ingen

Dette websted er beskyttet af reCAPTCHA og Google Privatlivspolitik og Servicevilkår gælder .

Jeg giver hermed samtykke til, at Favrskov Forsyning A/S må sende mig elektroniske nyhedsbreve. Jeg kan til enhver tid tilbagekalde samtykket ved at afmelde nyhedsbrevet. Dette kan gøres via link nederst i nyhedsbrevet. Læs Favrskov Forsynings privatlivspolitik.